如何写好邮件

电子邮件是工作中常用的沟通工具之一，每天都会花很多时间用于写邮件与阅读邮件。但是一封邮件的好坏对沟通效果的影响是非常大的，因此我们需要重视邮件的质量。

虽然大家每天都在写邮件，但是可能很多人没有想过如何才能写高质量的邮件。其实写好邮件是有套路的，只要注意以下几个方面就可以快速提升邮件的质量。

标题要清晰表达邮件的内容

大家阅读邮件一般首先快速扫一下邮件列表，优先处理那些看起来比较重要的邮件，而如何判断一封邮件是否重要，那就只能靠标题来判断了。另外如果收件人的邮件比较多，很有可能你的邮件就被大量新的邮件淹没了。所以如果标题能够清晰表达内容的话，能够保证邮件得到收件人优先处理，提升沟通时效。

不同类型的邮件的标题是不一样的，例如求职邮件，最差的标题可能是“简历”或者“求职简历”，这样的邮件标题除了表明这是一个应聘邮件外，没有提供任何有意义的信息，因为招聘人员通常会收到大量的求职邮件，这种邮件很难引起招聘人员的注意力。而如果改成“X年岗位经验诚心求职XXX部门XXX岗位姓名 139XXXXXX”的话，则传递了大量有用的信息，这样的邮件一般比较容易引起招聘人员的注意力。

正确的收件人列表

邮件收件人主要分成两类：收件人和抄送收件人。收件人是指需要对内容进行处理的用户，通常在收件人列表中的用户表示他们收到邮件后一定阅读邮件的。而有些人不需要对邮件进行处理，但又需要对内容有知情权的人，通常放在抄送列表中。

如果你把不需要处理邮件的人也放在收件人列表中，结果是对方以为他需要处理，就把邮件读了一遍，浪费了对方的时间。反过来，如果把收件人放到抄送收件人中，对方收到邮件，看到自己是在抄送列表中，觉得和自己关系不大，很有可能就不读邮件了，这个后果更严重。所以需要正确的区分收件人和抄送收件人。

例如你写邮件给对方部门的人讨论跨部门合作事项时，对方执行人是需要对邮件进行处理的，需要放在收件人中，而对方部门领导不需要处理邮件，但是他需要对讨论的过程有一个了解，这样对方领导就应该放在抄送收件人中。

收件人的先后顺序也非常重要，通常最前面的表示最重要，或者说这是表达对收件人尊重的一种方式。尤其涉及到领导时要特别小心。

正文结构要清晰

如果读一篇比较长的邮件时，一直读到最后一行才搞清楚邮件要表达的目的，一定比较郁闷，浪费了许多时间，甚至有可能么有读到最后就把邮件关了。所以我们要在邮件最开始就给出邮件的目的或者结论，剩下的内容都是结论的原因。这样收件人首先就会邮件内容有个非常直观的理解，接下来就可以针对性的阅读下面的内容了。

例如我们要写给领导写一封请假的邮件，如果上来就先把各种原因列出来，领导会觉得莫名其妙，心里一定在想，你到底想干嘛?一直看到最后才搞清楚原来你是要请假。如果你上来就说明目的：请假一天，接下来逐一列出请假的原因，领导就会结合你请假这个目的来认真看这些原因。这种写法是符合金字塔原理的，即内容是对结果的论证。

如果邮件内容特别长，还需要在最开始对邮件内容作个概要性介绍，以便让读者决定是否继续读下去。比较内容太长，不是每个人都有耐心和时间去读完长篇邮件。

不要忘记添加附件

写邮件常犯的错误之一就是忘记添加附件了，因为写邮件主要精力通常放在内容上面，好不容易写完内容，就感觉大功告成，可以发送了。如果有附件，建议在写内容之前优先把附件添加好，然后写内容，这样就不容易忘记了。

另外，如果有附件，在正文中一定要添加对附件的说明，提醒读者打开附件。如果附件较多，那最好对每个附件分开介绍。附件的文件名最好也要有意义一些，这样方便读者查看。

如果是图片，最好不要放在附件中，要在正文中插入图片，这样读者就可以方便的浏览图片了。

写完要重新检查一遍

邮件写好后不要急于发送，一定好好检查一遍。可以按照以下顺序检查：

但是我们经常是写完邮件后随手就发出去了，一种避免的方法是刚开始不要写标题或者收件人，这时你点击发送按钮是不会发送成功的，这样就可以强迫自己重新检查一遍了。

我见过写邮件最认真的人是先把邮件发送给自己，自己以阅读者的身份先把邮件阅读一遍，确保没有问题再发送出去。因为以阅读者身份是更容易发现问题。我个人觉得如果每封邮件都这么处理是非常累的，可以按照邮件的重要程度采用不同的检查方式，这样可以兼顾效率和质量。